Basishub koppeling met Microsoft 365

MOO heeft de mogelijkheid tot Provisioning en een Single Sign On (SSO) koppeling met Microsoft 365. Deze optie is alleen beschikbaar voor scholen die hier een specifiek contract voor hebben afgesloten. Voor informatie hierover kun je contact op nemen met de accountmanager van Heutink ICT.

Hoe het werkt

Door provisioning wordt er voor een nieuw account in MOO automatisch een nieuw account in de Microsoft 365 omgeving aangemaakt met alle benodigde licenties en een e-mailadres. De inlog voor Office gaat via MOO. Je kan inloggen met je MOO gebruikersnaam en wachtwoord. Je hebt dus geen apart wachtwoord nodig voor Office. Dit noemen we een Single Sign On of SSO. Bovendien krijg je binnen MOO de mogelijkheid om rechtstreeks de Microsoft 365 applicaties te benaderen en toe te wijzen, zoals Onedrive, PowerPoint en Word.

Licenties in Office

Om in Office in te kunnen loggen en met applicaties als Outlook en Ondedrive aan de slag te kunnen, moet een Microsoft 365-account een Microsoft 365-licentie hebben. Microsoft kent een hoop licenties. Het is aan jou als school om te bepalen welke licenties en hoeveel je daarvan aanschaft. 

Wanneer er voor iedere gebruiker in MOO automatisch een Microsoft 365-account wordt aangemaakt, wordt ook direct een licentie gekoppeld. Hier heb je als ICT-coördinator dus geen omkijken meer naar. Welke licentie dat is, wordt bij de inrichting van de integratie met Office ingesteld door een van onze projectleiders, netwerkspecialisten of collega's op de servicedesk. Als je wil, stellen we de licenties per functie in. Zo kun je bijvoorbeeld leerkrachten en directeuren een andere (vaak duurdere) licentie geven dan stagiaires of overblijfouders. Dat scheelt in het budget.  

Een gebruiker aanmaken

• Een gebruiker wordt op de reguliere manier aangemaakt in MOO, hier verandert niks in.
• Er wordt automatisch een Microsoft 365-account aangemaakt, waarvan het e-mailadres gelijk is aan de gebruikersnaam in MOO. Controleer van tevoren of het gewenste e-mailadres niet al bestaan in de Microsoft 365 omgeving. Is dit het geval, neem dan eerst contact op met de servicedesk.

Gebruikersnaam wijzigen

1. Controleer of het e-mailadres niet al bestaat in de Microsoft 365 omgeving.
2. Is dit het geval, neem dan contact op met de servicedesk.
3. Is dit niet het geval, wijzig dan de gebruikersnaam in MOO Beheer. De wijziging wordt automatisch gesynchroniseerd met de Microsoft 365 omgeving.

Een gebruiker verwijderen

Wordt een gebruiker verwijderd uit MOO?

Handmatig of doordat een gebruiker niet meer in Basispoort, het gekoppelde HR-systeem of LAS aanwezig is? 

• Dan wordt het account inactief gemaakt in Microsoft 365. De licentie wordt van het account afgenomen en komt weer beschikbaar om voor een andere gebruiker te gebruiken.
• Na permanent verwijderen in Basishub wordt het account in Microsoft 365 verwijderd. Het is een zogenaamde 'soft delete'. Dit betekent dat het account in de prullenbak wordt geplaatst.
• Na 90 dagen wordt de prullenbak bij Microsoft 365 automatisch geleegd. Na 90 dagen is het account permanent verwijderd, inclusief de bestanden, mailboxen etc. 

Had de verwijdering niet plaats moeten vinden?

Herstel dan het account in MOO Beheer of de omgeving waar het account vandaan kwam (HR-systeem of LAS). De volgende dag zal het account automatisch uit de prullenbak zijn gehaald, inclusief alle eerder aangemaakte bestanden, mailtjes, Teams etc. De medewerker of leerling kan vervolgens weer inloggen in Microsoft 365.

Beheer

Een groot deel van de beheeractiviteiten die je als ICT-Coördinator zelf kan uitvoeren doe je met provisioning en SSO niet meer in de Microsoft 365 beheeromgeving, maar in MOO Beheer. De volgende handelingen dienen allemaal in MOO uitgevoerd te worden: 

1. Nieuwe gebruiker aanmaken.
2. Nieuw e-mailadres aanmaken.
3. E-mailadres wijzigen en gebruikers verwijderen.

Twijfel je of je een handeling zelf uit kan voeren, of hoe je dat moet doen? Neem dan altijd eerst contact op met de servicedesk.