Verwijderde gebruikers

Gebruikers kunnen automatisch aangemaakt worden door een koppeling met Basispoort en/of een koppeling met een HR-systeem (importbron). Gebruikers kunnen ook door deze systemen weer verwijderd worden. Het is goed om te weten wat er precies gebeurt wanneer een account niet meer voorkomt in een bronsysteem en daardoor verwijderd wordt.

Basispoort
Als eerste de Basispoortkoppeling. Medewerkers die in het leerlingadministratiesysteem (LAS) als groepsleerkracht aan minimaal één groep gekoppeld zijn zullen vanuit het LAS gesynchroniseerd worden met Basispoort. Deze gebruikers zullen vervolgens ook vanuit Basispoort met de MOO Suite gesynchroniseerd worden. Het account komt in MOO Suite met een Basispoort-lock. Sommige velden zijn in Basishub niet te bewerken en je ziet een melding dat sommige velden niet te wijzigen zijn omdat een externe bron eigenaar is. Je kan het account niet handmatig verwijderen in Basishub. Je kan het account alleen verwijderen door het account uit het LAS te verwijderen of ervoor te zorgen dat het account in het LAS niet meer aan groepen is gekoppeld als leerkracht.

Let op, het kan ook voorkomen dat een gebruiker niet meer als leerkracht aan een groep gekoppeld dient te worden maar niet verwijderd hoeft te worden. Je kan in dat geval gebruik maken van de uitzonderingslijst, of ervoor zorgen dat het account hersteld wordt na verwijderen.

HR-systeem
Accounts kunnen ook automatisch aangemaakt worden door een koppeling met een HR-systeem. Wanneer een account aan de juiste voorwaarden voldoet in het HR-systeem zal er automatisch een account in MOO Suite worden aangemaakt. Deze voorwaarde is meestal een vooraf bepaalde rol bij een locatie. Net als bij Basispoort-accounts zijn een aantal velden in MOO Suite niet te bewerken omdat deze uit het HR-systeem worden geïmporteerd. Het account kan ook alleen verwijderd worden door te zorgen dat deze in het HR-systeem aangepast wordt zodat deze niet meer aan de voorwaarde voor synchronisatie voldoet. 

Het is mogelijk dat een medewerker zowel in het LAS als het HR-systeem voorkomt. Het account in MOO Suite heeft dan beide koppelingen. Mochten er later veranderingen optreden waardoor bijvoorbeeld de naam van deze persoon in het HR-systeem en het LAS niet meer gelijk is dan zal het HR-systeem als leidend aangehouden worden.

Omgang met het verwijderen van gebruikers:

Er zijn wat verschillen in hoe MOO Suite omgaat met verwijderde gebruikers afhankelijk van de inrichting. In het kader onderaan vind je meer informatie over de verschillende inrichtingsvormen. Als een gebruiker verwijderd wordt uit de importbron, dan….

Eénpitter :
De gebruiker wordt soft-deleted (verplaatst naar verwijderde gebruikers) wanneer deze gebruiker niet meer voorkomt in de bron.

Bestuursorganisatie:
Als een gebruiker verwijderd wordt bij een of meerdere scholen, word je ontkoppeld van de betreffende school of scholen. Je bovenschoolse account blijft staan, wanneer je met minimaal één organisatie een relatie hebt.
Als je uit alle bronsystemen verwijderd bent, wordt je account op de bovenschoolse organisatie soft-deleted.
Wanneer een account op de uitzonderingenlijst staat, kunnen organisaties worden ontkoppeld. Het account zal door het plaatsen op de uitzonderingenlijst echter blijven bestaan in MOO Suite , en niet worden verplaatst naar soft-deleted.

Multidomein:
In een multidomein met samengevoegde accounts, wordt het account verwijderd op de betreffende school.
Wanneer de relatie met een laatste school wordt verwijderd, zal het account soft-deleted worden op deze laatste school.

Soft-deleted:

Gebruikers die door een importbron worden verwijderd worden altijd naar het gedeelte ‘verwijderde gebruikers’ verplaatst. We zeggen dan dat het account soft-deleted is. Inloggen op het account is dan niet meer mogelijk. Accounts blijven bij de verwijderde gebruikers staan zodat je ze nog kan herstellen wanneer het account per ongeluk verwijderd is. Heeft het account een koppeling met een Microsoft 365 en/of Google-account, dan wordt dit account opgeschort en is aanmelden niet meer mogelijk. In Microsoft 365 wordt ook de licentie van het account afgenomen zodat deze weer vrijkomt voor een andere gebruiker.
Een ICT-coördinator kan bij verwijderde gebruikers in Basishub verwijderde accounts herstellen, maar deze ook permanent verwijderen. Wanneer het account permanent verwijderd wordt is dit niet meer terug te draaien. Gekoppelde Microsoft en/of Google-accounts worden in retentie geplaatst voor ze ook daar permanent verwijderd worden. Accounts die bij Microsoft en Google in retentie staan zijn daar tijdens de retentieperiode nog wel te herstellen.